Tarefas e compromissos - como me organizo? + Review agenda modelo "anotações" da Cícero papelaria.

Estamos entrando no semestre em que as marcas de papelaria lançam seus produtos para o próximo ano. Aliás, neste exato momento em que escrevo esse post acontece a Escolar Office, que é um evento de papelaria, material escolar, material de escritório e organização, tipo uma feira, em São Paulo, onde as marcas divulgam suas coleções para o próximo ano.

Pra quem não me conhece, eu sou uma pessoa completamente apaixonada por papelaria e por organização. A organização faz muita diferença na minha vida (e é por isso que gosto demais). Então vou contar uma história aqui (alerta de post longo, hein?).

Mas antes, um contexto...

Pra começar, preciso falar um pouco sobre como eu funciono: eu amo uma rotina! Gosto de saber o que vai acontecer e poder me preparar para as coisas. Sei que não podemos controlar todos os aspectos da nossa vida e por isso adotar uma rotina estruturada e me planejar de acordo com ela oferece uma recompensa que é muito importante para mim: uma certa sensação de controle.

Além disso, tenho toda uma formação lógico-matemática bem forte. Eu gosto de utilizar métodos estruturados, escalas, etc... tudo que é mensurável me agrada. Tudo que adota parâmetros delimitados. Novamente, me oferece algum controle dentro de uma vida tão dinâmica, onde muitas coisas podem mudar de um dia pro outro. Acho que é uma busca do previsível dentro do que já seria, por natureza, imprevisível.

Já estudei e apliquei na vida diária diversas metodologias de organização, como, por exemplo: GTD e bujo (para organização pessoal), método Flylady (para limpeza e organização das atividades da casa), além de diferentes estratégias para organizar até mesmo anotações: ex: método Cornell. Pra mim é um prazer estudar (sim, eu gosto), principalmente estudar sobre organização.

Acontece que, nos últimos anos, parei de utilizar qualquer método. Eu estava usando o único método que não gosto: tentar me lembrar das coisas 😯. Obviamente, eu não lembro de tudo (e quem lembra?). Assim como todos vocês, sou uma pessoa só. Entretanto, exerço muitas em mim: mãe, esposa, filha. Profissional e dona de casa. Uma pessoa com vontades, coisas que quero fazer, hobbies e projetos paralelos.

Então, após me irritar com o completo caos que andavam meus pensamentos (e o estresse que vinha com eles), resolvi retomar a organização estruturada. E foi aí que o bicho pegou: eu andava tão estressada e tão sem organização que não tinha nem tempo para reler o livro do Ryder Carroll (criador do bujo - que é o método que melhor me adaptei) ou qualquer outro. A falta de tempo sendo uma consequência justamente da falta de organização e priorização. Quando as coisas não estão organizadas, tudo é urgente, tudo é pra ontem, tudo se esquece...

Aí eu decidi que era hora de recomeçar com qualquer agenda que se adaptasse rapidamente na minha rotina. Comprei a primeira agenda de papel que eu achei que iria suprir as necessidades mais básicas e segui usando o calendário digital para compromissos com hora marcada ou recorrentes.

Agora que já contei um pouco de como eu funciono, vamos ao review da agenda.

Acabei escolhendo uma agenda do modelo "agenda planner semanal com anotações" da Cícero papelaria. A minha escolhida foi o modelo 14x21 (sem espiral) com os dias marcados de um lado e do outro um espaço de anotações, como na foto aí abaixo.

Como é possível ver, ela já é uma agenda datada e o layout é interessante pois permite uma visão de toda a semana em duas páginas. Além disso, ela tem também a visão mensal naquele layout mais básico de duas folhas, fornecendo uma visão mensal datada bem na linha da sugestão do método bujo (colunas com dia da semana + dia do mês + espaço para escrita).

Olhando as agendas na loja online, escolhi este modelo justamente por ter alguns elementos que seguem na linha do que propõe o método bujo. Posso falar mais sobre esse método em outro post, mas é bem fácil encontrar informações sobre ele na internet.

Isso tudo de escolher o modelo da agenda aconteceu lá pelo final de abril e eu não queria comprar um caderno e ter que desenhar os layouts mais básicos (como propõe o método) para dar o ponto de partida. Eu queria (e precisava) sair usando imediatamente, sem fazer nenhum esforço.

Pois bem, comecei lá na semana 17 do ano e acabei adaptando o método para este espaço especificamente. como a natureza da ,aioria das minhas tarefas é sem hora marcada (e o que tem hora marcada ou é recorrente vai pro calendário digital direto), eu consegui criar um layout próprio que funcionou muito bem nas últimas 16 semanas de uso.

Organizei assim a vida: do lado em que há delimitação de dias eu uso para anotar o que está no calendário virtual (todo início de semana, ou seja, domingo, eu olho o calendário virtual e marco ali tudo que tem hora marcada - para ter um panorama geral da semana em termos de compromissos). Do lado da pauta eu criei um layout que me atende: divido em duas colunas e anoto as tarefas gerais (sem dia marcado). Em uma das colunas eu anoto as tarefas pessoais ou da casa e na outra tudo o que é profissional ou relacionado.

Assim, no início de cada semana eu apenas enfeito um pouquinho o meu próprio sistema de colunas e utilizo dessa forma. O resultado visual fica bem fofo até.

Não dá pra ver nas fotos mas eu adoto a marcação estilo bujo para as tarefas (quem conhece o método lembra da legenda proposta). Acontece que eu percebi que, apesar de me atender bem dentro de como minha rotina é e está hoje, achei que faltam alguns detalhes nesse planner que fariam bastante diferença:

• Fitilhos: essa agenda tem somente um fitilho, então quando eu preciso marcar algum projeto mais importante, preciso usar aquelas flags adesivas de marcar livros. Quando eu estava no método bujo padrão, eu gostava de escolher cadernos com pelo menos dois ou três fitilhos. Dessa forma eu mantinha um na página do mês corrente, um na página do dia corrente e um em algum projeto que seria meu foco. Como aqui só tem um, dificulta o manuseio rápido pelos fitilhos;
  

• Espaço do fim de semana: o fim se semana nessa agenda tem um espaço bem reduzido. Isso não é um problema na maioria das vezes, mas eu geralmente ocupo a parte da pauta quase toda com tarefas. Aí quando preciso mais espaço no fim de semana para alguma anotação, fica mais difícil;
  

• Espaço para registro geral: uma das partes importantes do método bujo é o registro não só das tarefas e do planejamento em um único lugar, mas também das impressões sobre as coisas que aconteceram no dia. E eu notei que sinto muita falta dessa parte. Também senti falta de mais páginas livres no fim ou no início de cada mês, para duas coisas: 1. manter aquela lista de tarefas do mês (que não tem necessariamente semana definida, mas vc quer encaixar naquele mês específico) e 2. Fazer coleções genéricas.

Enfim, esses são os pontos em que não me adaptei. Apesar de ser uma ótima agenda e uma excelente opção de organização (bem clean e mais livre do que um planner desses caríssimos personalizados), me limita em algumas coisas que são bem importantes neste momento da minha vida e que existem no método bujo.

Mas esse modelo de agenda tem pontos bem positivos também:

• O layout é bem interessante, propondo espaço de anotações e de datas fixadas;

• Possui espaços específicos que casam muito bem com o método bujo;

• Apresenta o número da semana - acho isso bem importante e sinto muita falta disso nas agendas (para mim chega a ser motivo para desistir da compra de uma agenda);

• Possui espaços para planejamento de objetivos do ano, planejamento financeiro, mini calendário do mês anterior e posterior (dentro da visão mensal) - Eu não uso planejamento financeiro em agendas, mas quase todas possuem.
  

Qual minha impressão final? Vou seguir usando essa agenda ano que vem?

Até o fim do ano decidi que vou manter esse esquema de organização, fazendo uma ou outra adaptação aqui e ali. Acabei de completar 16 semanas usando o planner da Cícero e tem funcionado de forma ok. Não está perfeito para as minhas necessidades, mas está a contento.

Para o ano que vem eu ainda não sei como vou fazer, se volto para o bujo no caderno pontilhado (com 100% de liberdade de adaptação) ou se uso outro sistema (alguma agenda pronta que atenda os meus requisitos básicos). Isso porque eu já tenho uma agenda não datada que ganhei de presente. Na verdade não é bem uma agenda, seria um "goal planner", que é mais focado na definição e acompanhamento de objetivos durante o ano.

Aconselho o planner da Cícero para quem precisa ou gosta de ter espaço livre na visão da sua semana. Para os iniciantes do método bujo que ainda não querem começar tudo do zero também pode ser bem interessante pois ele tem uma certa flexibilidade para adaptação de listas no layout.

E vocês, utilizam algum método de organização? Conhecem os métodos que citei no post ou querem um resumo de algum deles?

Me conta nos comentários!